Food Program Waivers

We are happy to let you know that USDA has provided waivers for the CACFP that we hope will relieve some of the stress of trying to ensure meals are in compliance.

Allows Parents and Guardians to Pick-Up Meals for Children: Effective immediately you will be able to prepare meals for your enrolled children even if they are staying home with their families. Parents/guardians can pick up meals for their children currently enrolled in your program or you can deliver the meals. This includes providers that are not currently caring for the children in their homes. These meals can be claimed on the food program using the usual record keeping practice, however, additional documentation is required. The additional documentation is a provider verification form with parent/guardian signatures. Please click on this link for a sample form you can use. This documentation must be sent to CocoKids at the end of the month for those meals to be reimbursed, please make a copy for your records. This is effective immediately and remains in effect until June 30, 2021, or until expiration of the federally declared public health emergency, whichever is earlier.

As usual remember to only claim meals for children in your care that are served a meal. If a child is not present for a meal/snack, and a parent/guardian has not picked up a meal/snack or the provider has not delivered them, then the child cannot be claimed/recorded for the meal or snack. Also, remember that we need enrollments to be signed by the parent/guardian and provider and sent to CocoKids by the end of the month. You are required to keep copies of signed enrollment forms for your records. All paperwork must be either dropped in the drop box at one of our CocoKids offices or mailed to our main office. Paperwork must be received by the 5^th of each month for a claim to be processed on time.

Allows Meal Pattern Flexibility in the Child Nutrition Programs: A statewide waiver allowing for meal pattern flexibilities was issued. This allows for a substitution of a meal component if it is not obtainable due to the COVID-19 emergency. Please provide justification for why the item(s) could not be served. This note can be added to menu notes in KidKare or sent as a separate note. This is effective immediately and remains in effect until June 30, 2021 or until expiration of the federally declared public health emergency, whichever is earlier. Please make reasonable attempts to fulfill the meal pattern requirement and make substitutions if possible.

Allows Non-congregate Feeding in the Child Nutrition Programs: To support access to nutritious meals while minimizing potential exposure to the corona virus, with appropriate safety measures, providers may serve meals in non-congregate settings and meals may be consumed off site. This waiver is effective immediately, and remains in effect through June 30, 2021, or upon expiration of the federally declared public health emergency, whichever is earlier.

We will continue to keep you informed and communicate changes to the food program with you as soon as they happen.

• Please let us know if you have temporarily closed your child care. If you have and will not operate another day in March please go ahead and submit your March claim.
• CocoKids Food Program has suspended all in-home site visits until we have further guidance from USDA.
• CocoKids has many useful resources, please click on the link.

Please email questions to [email protected] and we will do our best to get back to you in a timely manner. The CocoKids website is full of information and resources to help you cope in this challenging time.

1Permisos para el Programa de Comidas

Estamos contentos de poderles comunicar que USDA ha provisto permisos para el CACFP (Programa de Comidas para Niños y Adultos) con la esperanza de aliviar parte del estrés de tratar de asegurarse que las comidas cumplan con los requisitos.

Permite a los padres/tutores legales que recojan las comidas para los niños: Efectivo inmediatamente usted podrá preparar comidas para los niños que están registrados en su programa, aunque ellos se encuentren en casa con sus familias. Los padres/tutores legales pueden recoger las comidas para los niños que están registrados en su guardería o usted puede entregar las comidas. Esto incluye a proveedores que no están por el momento cuidando a niños en su programa. Estas comidas pueden ser reclamadas en el programa de comidas usando el método usual con el cual usted reclama sus comidas, sin embargo, se requiere documentación adicional. La documentación adicional es un formato de verificación del proveedor con la firma del padre/tutor legal. Haga clic en el enlace para ver un ejemplo de del formato que usted puede usar. Esta documentación debe de ser enviada a CocoKids al final del mes para que esas comidas puedan ser rembolsadas, recuerde hacer una copia para sus registros. Este permiso es efectivo inmediatamente y continuará en efecto hasta el 30 de junio de 2021, o hasta que expire le declaración federal de emergencia de salud pública, lo que suceda primero.

Como siempre recuerde solamente reclamar comidas por niños a los cuales se les sirve la comida mientras están bajo su cuidado. Si un niño no está presente para una comida/merienda y el padre/tutor legal no ha recogido una comida/merienda o el proveedor no las ha entregado, entonces el niño no puede ser reclamado/grabado para la comida o merienda: También recuerde que necesitamos los registros sean firmados por el padre/tutor legal y el proveedor y enviados a CocoKids al final del mes. Usted debe tener una copia de todos los registros firmados para sus registros. Todos los documentos deben de ser depositados en el buzón de las oficinas de CocoKids o enviados por correo a nuestras oficinas. Los documentos deben de ser recibidos a más tardar el 5 de cada mes para ser procesados a tiempo.

Permite flexibilidad en el patrón de comidas del Programa de Nutrición de Niños: Un permiso para todo el estado ha sido otorgado para permitir flexibilidad en el patrón de comidas. Esto permite la sustitución del componente de comida si este no puede ser obtenido por la emergencia de COVID-19. Por favor provea una justificación por la cual el componente(s) no pudo ser servido. Esta nota puede ser adjuntada a las notas de su menú en KidKare o ser enviada como una nota separada. Este permiso es efectivo inmediatamente y continuará en efecto hasta el 31 de mayo del 2020, o hasta que expire le declaración federal de emergencia de salud pública, lo que suceda primero. Por favor haga un esfuerzo razonable para completar el patrón de comidas requerido y haga sustituciones si es posible.

Permite la alimentación sin necesidad a congregar en el Programa de Nutrición para Niños: Para apoyar el acceso a comidas nutritivas y al mismo tiempo minimizar la potencial exposición al coronavirus, los proveedores pueden servir comidas sin necesidad de congregar a los niños, o las comidas puede ser consumidas fuera de la guardería mientras las medidas apropiadas de seguridad sean tomadas. Este permiso es efectivo inmediatamente y continuará en efecto hasta el 30 de junio del 2021, o hasta que expire le declaración federal de emergencia de salud pública, lo que suceda primero.

Les comunicaremos cualquier cambio acerca del programa apenas los recibamos.

• Por favor déjenos saber si va a cerrar su programa de cuidado infantil temporalmente. Si ya tomó la decisión de cerrar su programa y no va a estar abierto durante el resto del mes de marzo, por favor someta su reclamo lo más pronto posible.
• El Programa de Comidas ha suspendido todas las visitas en casa de los proveedores hasta que recibamos más orientación de USDA.
• CocoKids tiene muchos recursos que usted puede utilizar, haga clic en este enlace.

Por favor envíenos todas sus preguntas a [email protected] y haremos lo posible por responderlas lo más rápido posible. El sitio web de CocoKids tiene mucha información y recursos que le pueden ayudar a hacer este tiempo más llevadero.